LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần sáng tạo – smart communications": http://123doc.vn/document/1055299-hoan-thien-thien-hoat-dong-thiet-ke-trong-linh-vuc-to-chuc-su-kien-tai-cong-ty-co-phan-sang-tao-smart-communications.htm
kiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời sẽ là các cá nhân thuộc tổ chức đoàn
thể đó thu hút; Các sự kiện mang tính chuyên đề thì khách mời còn chi tiết cụ thể
hơn nữa.
1.1.2 Phân loại và mục đích của tổ chức sự kiện
Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một
trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những
công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho
sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách
hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Để có thể xây dựng được một
sự kiện thành công đúng mục đích, đạt được kết quả như mong muốn thì
nhà tổ chức sự kiện cần hiểu và phân biệt rõ các loại hình của tổ chức sự
kiện.
Có một số loại sự kiện cơ bản sau đây:
• Họp, hội thảo
- Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm
- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
- Trao đổi ý kiến
- Tìm sự đồng thuận
- Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng
• Sự kiện đoàn thể
- Tuyên dương (thành tích công trạng)
- Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp)
- Gặp gỡ, giao lưu
- Giới thiệu sản phẩm
- Ghi nhận thương hiệu
5
- Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian…)
• Gây quỹ
- Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện, v.v…)
- Tạo ý thức trong công chúng
- Thu hút nhà tài trợ mới
- Thu hút người ủng hộ
- Tăng tình nguyện viên
• Khuyến khích
- Ghi nhận doanh số bán thảo luận
- Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lượcphát triển trong tương lai
- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường
làm việc
- Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác
• Sự kiện đặc biệt
- Gây sự chú ý trong giới truyền thông
- Gây ý thức trong công chúng
- Thu hút khách hàng mới
- Giới thiệu sản phẩm
- Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự
kiện)
Tuỳ vào từng loại sự kiện, mục tiêu sự kiện ảnh hưởng đến phương thức
lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương
pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động
sát thực với chúng.
Ví dụ: Những buổi “giới thiệu sản phẩm” mới thường được đi kèm với
các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, không nên để những chương
6
trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính
là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí
và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty vẫn
là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian
khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới. Với “kỷ niệm thành lập” là một
sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm
niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp
tự hào và nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của
những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp
để mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ. “Khai
trương” một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác
dụng tốt, phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được
ngành nghề và chuyển tải được thông điệp muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó
là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi
tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Phải
làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương. Nên
tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai
trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm
sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, có thể
dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hãy để cho buổi
lễ khai trương thêm phần ấn tượng, có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải
tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho
những người đến dự. Ngoài ra, cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và
cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc
giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh
nhật.
7
1.2 Tiến trình cơ bản thực hiện một sự kiện
1.2.1 Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách
quyết định việc tổ chức sự kiện có thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự
kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
Tầm quan trọng của ngân sách: dự liệu các hàng hoá dịch vụ và nhưng
phương pháp dự liệu để có được danh mục hàng hoá dự liệu cần thiết cho sự
kiện. Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được hàng hoá dịch vụ cần thiết cho tổ
chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí.
Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hoá và
dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu
hàng hoá dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại
trừ, dữ lại danh mục hàng hoá bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân
sách dự toán cho phép có thể bổ sung cho danh mục những hàng hoá dịch vụ đã
loại trừ ban đầu, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức sự kiện càn rà soát
lại danh mục hàng hoá đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hành hoá kém mức độ
cần thiết đối với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Dưới đây là danh mục hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện
thường có trong dự toán:
o Thư mời
o Chỗ ở
o Đi lại
o Thuê địa điểm tổ chức
o Diễn tập
o Thức ăn
o Đồ uống
o Trang trí nội thất
o Trang trí khác
o Âm nhạc
o Giải trí
o Dẫn chương trình
o Nghe nhìn
o Ánh sáng
8
o Sân khấu
o Phim ảnh
o Thiếp chỗ ngồi
o Thực đơn
o Quà tặng
o Bảo hiểm
o An ninh
o Chi phí nhân công
o Tiền điện
o Thực trạng thiết bị
o Vật liệu quảng cáo
o Thông tin liên lạc
o Dịch thuật
o Vận chuyển
o Hải quan
o Các chi phí khác
Mục đích của sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi
phối cả hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tỏ
chức cũng phải trả lời câu tổ chức sự kiện đó nhằm mục đích gì? Nói cách khác
cần làm rõ mục tiêu trước khi bắt tay tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liên
với quy mô thiết kế và tổ chức sự kiện, các yếu tố được nêu ra tác động vào
ngân sách và ngược lại chi phí cũng chi phối các yếu tố đó. Cần xác định được
mục tiêu chính, mục tiêu phụ để biết và tập trung vào thực hiện những mục tiêu
quan trọng trước gắn liền với quy mô và ngân sách của sự kiện
Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó
mà danh mục hàng hoá, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Tuỳ mỗi
sự kiện để cân đối và lựa chọn ra hạng mục thích hợp cho nó.
Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:
• Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được có ngân sách hay không
có.
• Thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn, không sử
dung ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện.
• Xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân
sách.
9
• Lập ngân sách trong phạm vi cho phép.
Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần giải quyết
nội dung sau:
• Có nên tổ chức sự kiện không?
• Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?
• Sử dụng ngân sách cho tổ chức ngân sách là bao nhiêu?
• Mục đích của sự kiện?
• Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?
Lên kế hoạch thời gian, hệ thống hoá các hoạt động sự kiện được chỉ
rõ thành viên trong Ban tổ chức thực hiện theo chức năng. Lập thời gian biểu
cho công tác chuẩn bị: phương pháp chuẩn bị sự kiện, hình dung sự kiện, tạo
hình ảnh ấn tượng cho sự kiện, kế hoạch phân bổ ngân sách và lịch thanh toán.
Việc đầu tiên là cần thành lập Ban tổ chức thực hiện các công việc cho tổ
chức sự kiện. Ban tổ chức gồm các thành viên thuộc các thành phần khác nhau,
có khả năng và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện.
Mỗi thành viên được giao một mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh
vực riêng biệt, không trùng lặp nhau. Nhà quản trị đảm nhiệm trưởng Ban tổ
chức trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, kipk thời về nội dung các
công việc về việc két hợp các kỹ năng chuyên môn, điều hoà và tạo nên sự ăn
khớp chương trình riêng biệt nhằm tạo ra sự đồng bộ công việc giữa các thành
viên trong Ban.
Một văn phòng báo chí của một cơ quan, tổ chức được yêu cầu tổ chức
nhiều loại sự kiện công cộng. Có những “sự kiện của giới truyền thông” – là
những sự kiện mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác mà
giới truyền thông có hoặc không tham dự. Một người phát ngôn báo chí cần có
khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giới
10
truyền thông hay không, cho dù là đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một
khách mời. Hãy nghĩ đến những sự kiện như đi nghe hòa nhạc hoặc xem vũ ba-
lê. Mọi chuyện cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc đều
liên quan đến chủ đề chung của buổi biểu diễn. Mọi chi tiết và vai trò của từng
người cũng được cân nhắc từ trước. Cần có một giám đốc – chọn ra từ các nhân
viên – có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện
theo đúng kế hoạch.
Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai
đoạn chẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi
Ban tổ chức phải tính đến không bỏ sót, cần xác định các hoạt động quan trọng
để thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể. Các thành viên trong Ban tổ
chức tiến hành hệ thống hoá các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, các
hoạt động này có mối quan hệ mật thiết với nhau và với các hoạt động cơ bản
trong tổ chức. Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện quan trọng với tổ
chức sự kiện, ưu tiên thực hiện hoạt động quan trọng trước. Cần chú ý những
hoạt động chuẩn bị có tác động vào các hoạt động khác, đòi hỏi phải thực hiện
nó như một tiền đề.
Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi khái quát các hoạt
động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hoá các hoạt động đó, Nhà tổ chức
sự kiện xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát và tránh sai sót từ
đó xác định hạng mục chủ yếu mà thiếu chúng là sự kiện không thể tổ chức
được, mỗi một hạng mục luôn có một hạng mục phụ trợ di theo nó có quan hệ
mật thiết với nhau.
Thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: Lấy thời gian bắt đầu từ khi lập
kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời
gian các hạng mục công việc chuẩn bị. Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời
gian cho từng hạng mục cong việc, đặc biệt là những hạng mục công việc quan
11
trọng. Sau đó, xác định thêm thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc
tuỳ theo nguồn lực của doah nghiệp, theo yêu cầu thời gian. Có ba phương pháp
sau để người tổ chức có thể lên thời gian cho một sự kiện:
• Phương pháp cuốn chiếu: các hạng mục công việc thực hiện sâu
chuỗi teo dòng thời gian thống nhất, thực hiện hét hạng mục công việc này tới
hạng mục công việc khác được thực hiện nối tiếp nhau. Phương pháp này sử
dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực doanh nghiệp yếu.
Đây là phương pháp mà Nhà tổ chức sự kiện có điều kiện để kiểm tra trực tiếp
hoạt động chuẩn bị.
• Phương pháp song song: các hạng mục của công việc được chia ra
thành các nhóm khác nhau, xau chuỗi các hạng mục công việc trong các nhóm,
tiến hành các hạng mục công việc teo trình tự trong các nhóm. Các nhóm cùng
thực hiện công việc và cùnghoàn thành trong thời gian thống nhất. Phương pháp
này rút ngắn thời gian chuẩn bị nhưng sẽ là khó khăn trong việc kiểm tra giám
sát và tổ chức phức tạp.
• Phương pháp kết hợp: là phương pháp kết hợp hai phương pháp
cuốn chiếu và song song bằng các xâu chuỗi các hạng mục công việc chính, bắt
đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó là các thông số
giảm dần.
Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công của sự
kiện nên cần hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, xuyên suốt sự kiện để thấy được
những vị trí công việc trong sự kiện có thể phát sinh mâu thuẫn, những yếu tố
ngoại lai khác kịp thời giải quyết những mâu thuẫn đó ngay tư khâu lập kế
hoạch. Hình dung ra sự kiện giúp Nhà tổ chức xác định chính xác số lượng cán
bộ, nhân viên đảm nhận công việc để tạo ra một sự kiện hoàn hảo không sảy ra
sai xót không đáng có. Ngoài ra, còn giúp Nhà tổ chức sự kiện xác định được
nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự
12
kiện của doanh nghiệp. Sự kiện nào cũng cần phải có mục đích rõ ràng, sự kiện
tổ chức ra nhằm thoả mãn mong muốn, nhu cầu nào đó của chủ sở hữu nó và
người chủ đó mong rằng thông qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếng
trong công chúng. Khách hàng rất quan tâm tới không khí của sự kiện, nhịp
điệu và lịch rình của toàn bộ sự kiện. Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích
của sự kiện, nhiệm vụ của sự kiện, hoạt động cụ thể của sự kiện, thành phần
tham dự, thời gian, địa điểm thực hiện và lên kế hoạch trước bao lâu để có địa
điểm cho tổ chức sự kiện.
Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến sự
thành công của sự kiện từ đó xác định nội dung yếu tố nào cần được ưu tiên để
tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện và người chủ sự kiện. Để tạo ra ấn tượng cho
sự kiện cần đảm bảo những nội dung sau:
• Xác định nội dug, yếu tố cần ưu tiên
• Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của tổ chữ
sở hữu sự kiện trong công chúng
• Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thực
hiện sự kiện luôn mới lạ
• Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành
viên tham dự
Kế hoạch phân bổ ngân sách: Khâu này cần thực hiện sớm ngay từ khi
bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Lập bảng chi phí phân bổ ngân sách bằng việc
liệt kê các hạng mục công việc, nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến
kèm theo để tránh nhầm lẫn trồng chéo. Kiểm tra điều chỉnh tổng thể. Mỗi một
sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có công
thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí, lên chi tiết các hạng mục cụ thể kể cả những
nội dung không quan trọng. Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều nhất là liên
13
quan đến đồ ăn thức uống. Ngoài các khoản chi đó còn có các khoản phụ phí
(điện, tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm của họ). Vì vậy, cần liên
tục chỉnh sửa ngân sách khi thêm bớt đi các hạng mục nhưng cần có sự thống
nhất giữa khách hàng và nhà quản trị để tránh những bất ngờ từ hai phía, cần
phân tích tìm ra nguyên nhân chênh lệch chi phí và đưa ra giải pháp khắc phục.
Lịch thanh toán: trước ngày ký hợp đồng Nhà tổ chức cần chuẩn bị lịch
thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng, bệnh
viện thoả thuận cụ thể chi tiết dịch vự thanh toán, phương thức thanh toán.
Thường thì Nhà tổ chức sự kiện phải trả 30% đến 50% giá trị dịch vụ. Trong
nhiều trường hợp cũng có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu, do vậy
lịch thanh toán cũng cần chỉnh sửa khi có hạng mục thay đổi.
1.2.2 Tổ chức và tính toán thời gian
Hành trình tổ chức và nội dung công việc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Hành trình tổ chức và nội dung công việc
Đường tời hạn trong tổ chức sự kiện là ranh giới cuối cùng mà nếu vượt
qua , dù chỉ một ly cũng có thể ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện đổ vỡ, kéo theo
những thiệt hại to lớn đối với chủ sự kiện và nhà tổ chức.
Tổ chức và tính toán thời gian: xây dựng trên cơ sở xác định lịch trình
công việc. Mốc thời gian là ngày tổ chức sự kiện được tính lùi trở lại và hệ
thống các hạng mục công việc phải được thực hiện trong thời gian đó.
Lập kế hoạch sơ bộ
Xây dựng kế hoạch
chi tiết với các
đường tới hạn
Xây dựng các bản
chức năng công
việc chi tiết
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét