Chuyên đề thực tập
- Đơn đặt hàng của khách
- Phiếu tiêu thụ
- Chứng từ vận chuyển
- Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng
- Sổ nhật ký bán hàng
- Th báo chuyển tiền
- Sổ nhật ký thu tiền
- Các mẫu phê chuẩn các khoản không thu đợc
- Sổ chi tiết các khoản phải thu.
- Báo cáo hàng tháng.
Trong thực tế, các loại chứng từ, sổ sách sẽ đợc gắn liền với từng bộ
phận và quy trình luân chuyển của chúng giữa các bộ phận thể hiện nh sau:
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
5
Chuyên đề thực tập
Sơ đồ 1: Quy trình luân chuyển chứng từ trong
chu trình bán hàng và thu tiền.
1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình bán hàng
và thu tiền tại doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh mục tiêu của doanh nghiệp đợc
đặt lên hàng đầu chính là tạo ra đợc nhiều lợi nhuận, mở rộng sản xuất và
phát triển doanh nghiệp. Muốn thế nhà quản lý doanh nghiệp phải tự đề ra
cho doanh nghiệp mình một phơng thức quản lý phù hợp.
Trong môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán giữ một vai trò quan
trọng. Nhiệm vụ của hệ thống này là cung cấp thông tin quản lý (bao gồm
các thông tin về kinh tế tài chính của đơn vị và các kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh khác) và thực hiện nhiều mặt hoạt động của đơn vị.
Hệ thống này bao gồm:
- Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Trong chu trình bán
hàng và thu tiền, hệ thống này thể hiện ở số lợng các loại chứng từ đợc lập
cho nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phát sinh tại doanh nghiệp nh: hóa đơn
thuế giá trị gia tăng, hợp đồng mua bán hàng hóa, vận đơn, đơn đặt hàng,
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
6
Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Phòng kinh doanh Thủ kho
Nhu cầu
mua hàng
Đơn đặt hàng
của khách phiếu
tiêu thụ
Phê chuẩn ph.
thức bán chịu,
tiêu thụ
Lập hóa đơn
thuế giá trị
gia tăng
Xuất kho
Phòng kinh doanh Phòng kế toán
Vận chuyển hàng
lập vận đơn
Ghi các loại sổ lập
báo cáo hàng
tháng, kỳ
Lưu trữ và bảo quản
chứng từ
Chuyên đề thực tập
phiếu xuất kho và quy trình luân chuyển các chứng từ này tại các phòng
ban, bộ phận trong doanh nghiệp.
- Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống này dùng để ghi các nghiệp vụ bán
hàng và thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan, phát sinh trong một niên
độ kế toán, mà cơ sở của nó là các chứng từ đã đợc thiết lập trớc đó.
- Hệ thống tài khoản.
+ Tài khoản phải thu khách hàng(131): Ngoài việc thể hiện số d đầu
và cuối kỳ trên BCTC, trong hệ thống sổ sách kế toán sẽ hiện diện thông tin
chi tiết cho từng khách hàng.
+ Tài khoản tiền(111,112,113): Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền
đang chuyển.
+ Tài khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi(139).
+ Doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ(511).
+ Các khoản chiết khấu chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán,
hàng bán bị trả lại(521,531,532).
+ Thuế phải nộp nhà nớc (333).
Mối liên hệ giữa các tài khoản này đợc thể hiện qua Sơ đồ 3 quản lý
sao cho phù hợp và có hiệu quả. Do đó tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh
của đơn vị đều phải đợc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ nhằm cung cấp những
thông tin trung thực, từ đó giúp cho nhà quản lý nắm bắt, đa ra các quyết
định xử lý kịp thời. Vì thế điều quan trọng nhất đảm bảo thành công cho quá
trình kiểm tra kiểm soát này là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp
với đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán quốc tế hệ thống kiểm soát nội
bộ là hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm vào bốn mục tiêu:
- Bảo vệ tài sản đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các quy định pháp lý
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
7
Chuyên đề thực tập
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình nghiệp vụ cơ
bản mà thông tin cung cấp từ chu trình này đóng một vai trò quan trọng trong
toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện việc xây
dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đạt đợc các mục tiêu trên cũng bao hàm một
phần quan trọng trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền. Biểu hiện của
hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình này đợc trình bày theo bốn
yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Môi trờng kiểm soát: là bao gồm các nhân tố bên trong và bên
ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế và xử lý dữ liệu của
các loại hình kiểm soát nội bộ.
Hai nhóm nhân tố thể hiện bên trong và bên ngoài gồm sáu mặt chủ yếu:
- Đặc thù về quản lý
- Cơ cấu tổ chức
- Chính sách cán bộ (chính sách nhân sự)
- Kế hoạch và chiến lợc hoạt động để xem xét doanh nghiệp có định h-
ớng phát triển lâu dài.
- Uỷ ban kiểm soát gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của doanh nghiệp.
- Môi trờng bên ngoài bao gồm môi trờng pháp lý, đờng lối phát triển
của đất nớc và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô.
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
8
Chuyên đề thực tập
Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ.
Tài khoản:TK
Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống này đợc lập với mục đích
thông tin cho quản lý cấp trên nắm bắt đợc toàn bộ kết quả của chu trình qua
một niên độ kế toán hay qua một thời kỳ nhất định. Cụ thể là các BCTC nộp
cho cơ quan thuế, Bộ chủ quản Tổng công ty, Hội đồng quản trị, Đại hội
đồng cổ đông hay là các Báo cáo bán hàng, tình hình thanh toán nợ của
khách hàng cung cấp cho Ban quản trị hoặc giám đốc đ ợc biết.
Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục cùng với môi trờng
kiểm soát và hệ thống kế toán mà Ban quản trị thiết lập ra để đạt đợc các mục
đích của họ. Đồng thời khi thiết kế các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo ba
nguyên tắc cơ bản sau:
- Có phân công phân nhiệm rõ ràng
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
9
TK 111, 112, 131
TK 521, 531, 532
TK 511 (512)
TK 3387 TK 111, 112
TK 3331
TK 131 (136) TK 139 TK 6426
Chiết khấu,Tiền
mặt, Giảm giá,
hàng bán bị trả
Kết chuyển các
khoản giảm trừ
Kết chuyển doanh
thu của kỳ này
Doanh thu
nhận được
Giá trị gia tăng
phải nộp
DT chưa
thu tiền
Xóa sổ nợ
khó đòi
Không đòi
được
Trích lập
dự phòng
Nợ phải thu
khó đòi
Chuyên đề thực tập
- Chế độ uỷ quyền và p6+hê chuẩn.
Đó là tất cả những nhân tố cần thiết để tạo nên một hệ thống kiểm soát
nội bộ đầy đủ. Hiểu đợc những đặc điểm cũng nh biểu hiện của hệ thống
kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền không chỉ có ích cho
chủ doanh nghiệp mà còn góp phần nâng cao hiệu quả cũng nh chất lợng của
kiểm toán chu trình, và đó là lý do chúng ta nhận thức đợc tầm quan trọng
của những thông tin trên trớc khi đi vào thực hành kiểm toán chu trình.
Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập đợc thiết lập
trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá hoạt động phục vụ yêu
cầu quản trị nội bộ của đơn vị.
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ
cung cấp một sự quan sát, đánh giá thờng xuyên về toàn bộ doanh nghiệp,
bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và các
thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho
doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của
doanh nghiệp, chất lợng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và
bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận
kiểm toát nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:
+ Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao
đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải đợc giao
quyền hạn tơng đối rộng rãi và hoạt động tơng đối độc lập với phòng kế toán
và bộ phận hoạt động đợc kiểm tra.
+ Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân
viên có năng lực chuyên môn cao và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các
quy định hiện hành.
1.2.1. Các mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền.
Mục đích của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý
kiến về độ tin cậy của các thông tin, về tính tuân thủ các quy tắc. Đối với chu
trình bán hàng và thu tiền sau khi đã xác định đợc phạm vi kiểm toán (là các
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
10
Chuyên đề thực tập
khoản mục trên báo cáo tài chính) việc làm chính và chủ yếu của KTV là thu
thập bằng chứng, lấy đó làm cơ sở để chứng minh cho ý kiến của mình trong
báo cáo kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 500 KTV phải
thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp để đi đến các kết luạn
hợp lý mà căn cứ vào đó đa ra ý kiến của mình
(4)
Các bằng chứng kiểm toán
thu đợc có quan hệ chặt chẽ đến các đặc tính của các thông tin trên Báo cáo
tài chính nói chung và chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng.
Đối với bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, các mục tiêu đặt ra nhằm cung
cấp một bố cục để giúp KTV tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết. Các mục
tiêu đặt ra có liên quan chặt chẽ đến việc xác nhận của doanh nghiệp về các
tiêu chuẩn của đặc tính thông tin đã trình bày trên BCTC. Thông thờng các b-
ớc triển khai mục tiêu kiểm toán nh sau:
(
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
11
Chuyên đề thực tập
Sơ đồ 3: Các bớc triển khai mục tiêu kế toán
Thông qua các bớc trên cho thấy xác nhận của Ban quản trị về các chu
trình nói chung và chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng
để thiết kế nên các mục tiêu kiểm toán.
Do vậy để khẳng định mục đích chung của kiểm toán chu trình bán
hàng và thu tiền là đánh giá xem liệu các số d tài khoản bị ảnh hởng tới chu
kỳ này có đợc trình bày một cách trung thực phù hợp với các nguyên tắc kế
toán đợc thừa nhận.
Từ mục đích chung của kiểm toán có thể phát triển thành những mục
tiêu đặc thù, mục tiêu của kiểm toán đợc chia làm hai loại:
- Mục tiêu chung khác gồm:
+ Xác minh tính hiệu lực
+ Xác minh tính chọn vẹn
+ Xác minh việc phân loại và trình bày
+ Xác minh nguyên tắc tính giá
+ Xác minh về tính chính xác máy móc.
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
12
Báo cáo tài chính
Các bộ phận cấu thành của BCTC
Xác nhận của Ban quản trị về chu trình bán hàng
và thu tiền, các chu trình khác
Các mục tiêu kiểm toán nói chung đối với chu
trình bán hàng và thu tiền và chu trình khác
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình
bán hàng và thu tiền
Chuyên đề thực tập
Mục tiêu đặc thù đối với chu trình kiểm toán bán hàng và thu tiền:
(1) Có căn cứ hợp lý: Cụ thể doanh thu tiền mặt và các khoản phải thu
đều phải hiện hữu vào ngày lập BCTC.
(2) Tính đầy đủ: Cụ thể các khoản doanh thu và các khoản phải thu
hiện có đã đợc tính và ghi vào các tài khoản có liên quan.
(3) Quyền sở hữu: Cụ thể doanh nghiệp phải có quyền sở hữu đối với
tất cả các khoản doanh thu, thu nhập khác, tiền mặt và các khoản phải thu
phát sinh trong kỳ.
(4) Sự đánh giá: Cụ thể giá của hàng bán phải đợc phê chuẩn đúng đắn.
(5) Sự chính xác của các tài khoản: Cụ thể tích của đơn giá với số l-
ợng hàng bán phải đợc tính đúng. Sổ chi tiết phải đợc cộng dồn chính xác
(6) Xác minh chính sách chiết khấu phù hợp: Cụ thể doanh thu và các
khoản phải thu phải đợc giảm trừ khi thực tế phát sinh phù hợp với chính
sách chiết khấu.
(7) Sự phân loại: Cụ thể doanh thu phải phân loại đúng đắn thành
doanh thu bán hàng ra ngoài, doanh thu bán hàng nội bộ, doanh thu bán hàng
bị trả lại, doanh thu trả trớc, các khoản phải thu của khách hàng, thu nội bộ
và thu khác.
(8) Trình bày và thể hiện: Cụ thể doanh thu và các khoản phải thu phải
đợc trình bày chính xác và hợp lý trên BCTC theo đúng chế độ quy định.
Nh vậy thông qua từng trờng hợp cụ thể, dựa vào sự xét đoán của KTV
để xác định mục tiêu đặc thù cho chu trình này là rất quan trọng. Việc xác
định các mục tiêu đặc thù này có ý nghĩa rất lớn trong việc áp dụng các ph-
ơng pháp kiểm toán, thu thập đánh giá bằng chứng góp phần thực hiện kiểm
toán có hiệu quả.
1.2.2. Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền.
Quy trình kiểm toán chính là một hệ thống phơng pháp rõ ràng của
quá trình tổ chức một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho KTV tập hợp đầy đủ
bằng chứng cần thiết. Quy trình kiểm toán đợc thể hiện qua Sơ đồ số 5.
Sơ đồ 4: Bốn giai đoạn của cuộc kiểm toán bctc
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
13
Chuyên đề thực tập
Giai đoạn 1
Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm
toán chu trình bán hàng và thu tiền
Giai đoạn 2
Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo
sát nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu
tiền
Giai đoạn 3
Khảo sát chi tiết số d các tài khoản liên
quan trực tiếp chu trình bán hàng và thu
tiền
Giai đoạn 4
Hoàn tất công tác kiểm toán và công bố
cáo cáo kiểm toán
1.2.2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình
bán hàng và thu tiền.
Kế hoạch kiểm toán là cần thiết giúp cho KTV có thể thu thập đợc
bằng chứng có giá trị và đầy đủ cho các tình huống, mà vẫn giữ chi phí ở
mức hợp lý nhất đồng thời tránh đợc những bất đồng với khách hàng trong
quá trình thực hiện kiểm toán. Thu thập đợc chứng cứ đầy đủ là điều quan
trọng nếu hãng kiểm toán muốn giảm thiểu tối đa trách nhiệm pháp và giữ
vững tiếng tốt trong cộng đồng nghề nghiệp. Duy trì chi phí ở mức hợp lý
giúp hãng kiểm toán đủ sức cạnh tranh trên thị trờng. Vì tầm quan trọng đó
của việc lập kế hoạch kiểm toán mà ngay cả trong chuẩn mực thực thành thứ
nhất có khẳng định Công việc kiểm toán phải đợc lập kế hoạch và những
ngời phụ tá, nếu có, phải đợc giám sát đúng đắn
Quá trình lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán đợc thể hiện
qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán bctc
Trần Tuấn Anh Kiểm toán 41
14
Chuẩn bị kế hoạch
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Đánh giá tính trọng yếu
Tìm hiểu hệ thống kiểm soán nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm toán
Triển khai kế hoạch kiểm toán toàn bộ và chương trình kiểm toán
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét