Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
trờng và tìm kiếm cơ hội dẫn đến ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh,
liên kết và đầu t.
- Về phía nhà tổ chức, hội chợ triển lãm là loại hình kinh doanh dịch vụ
trên cơ sở tổ chức và cho thuê các sản phẩm của mình nh: Thuê địa điểm, gian
hàng trng bày, thiết bị giàn dựng, t vấn, vận tải hàng hoá đến và ra khỏi hội
chợ triển lãm. Ngoài ra còn tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các dịch vụ
kèm theo.
1.3 Chức năng của hội chợ triển lãm
Hội chợ triển lãm là loại hình hoạt động với nhiều chức năng quan
trọng và tổng hợp bao gồm các chức năng sau đây:
- Chức năng thông tin:
+ Thông tin về giá cả: Tại hội chợ triển lãm các nhà sản xuất kinh
doanh bao giờ cũng đa ra giá cả chính xác về sản phẩm hàng hoá của mình.
Thông qua đó các nhà doanh nghiệp nắm bắt đợc giá cả trên thị trờng một
cách nhanh nhạy, so sánh giá sản phẩm của mình với giá của các sản phẩm
khác cùng loại trên thị trờng, từ đó nghiên cứu và đề ra chiến lợc cạnh tranh về
giá.
+ Thông tin về chất lợng sản phẩm: Để quảng cáo về sản phẩm các nhà
doanh nghiệp phải bằng cách này hay cách khác thông tin cho khách hàng
biéet tính năng, tác dụng của sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm và các
chỉ tiêu kỹ thuật, chỉ tiêu chất luợng và các giấy tờ có liên quan đến sự kiểm
nghiệm của các cơ quan chức năng đối với các chỉ tiêu này (ví dụ giấy chứng
chỉ chất lợng ISOO 9000, các huân huy chơng )
+ Thông tin về cung - cầu: Tham gia hội chợ triển lãm có nhiều sản
phẩm cùng loại hoặc các sản phẩm thay thế, qua đó các nhà doanh nghiệp
cũng nh nhà quản lý vĩ mô có thể dánh giá lợng cung của sản phẩm trên thị tr-
ờng. Hội chợ triển lãm là thị trờng thu nhỏ phản ánh khả năng tiêu thụ trên thị
trờng lớn, giúp các nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức độ chênh lệch
cung-cầu để điều chỉnh chiến lợc sản xuất kinh doanh hiện tại và tơng lai của
mình.
+ Thông tin về kiểu dáng sản phẩm: Cùng một loại sản phẩm có thể có
rất nhiều kiểu dáng, mẫu mã khác nhau. Hội chợ triển lãm là nơi các nhà
doanh nghiệp đa đến trình diễn các loại kiểu dáng mẫu mã sản phẩm mới nhất
của mình, ngời tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn các sản phẩm
qua đó các nhà doanh nghiệp ra quyết định sản xuất loại kiểu dáng nào, mẫu
mã nào là phù hợp.
5
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Tham gia hội chợ cùng với sản phẩm
của doanh nghiệp là các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh. Đây
là điều kiện tốt nhất giúp các nhà doanh nghiệp đánh giá đợc khả năng của các
đối thủ trong nghành trên nhiều phơng diện: giá cả, sản phẩm, khách hàng,
xúc tiến
+ Thông tin về đầu t, nghiên cứu và quản lý vĩ mô: Trong các hội chợ
triển lãm thờng tổ chức các hội thảo, hội nghị do ban tổ chức hoặc khách hàng
chủ trì, các nhà đầu t, nhà sản xuất và nhà quản lý chính sách nhận đợc nhiều
thông tin liên quan đến khả năng đầu t, khuyến khích sản xuất, t vấn và chính
sách quản lý vĩ mô.
- Chức năng thơng mại:
Hoạt động hội chợ triển lãm tạo điều kiện không chỉ để các nhà sản
xuất và ngời tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin thông qua hoạt động mua bán
mà quan trọng hơn là tạo môi trờng xúc tiến thơng mại trong nớc và quốc tế.
Hội chợ là nơi góp mặt của các doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản
phẩm hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu của nền kinh tế về các sản phẩm
một cách đáng tin cậygiúp các nhà sản xuất chú trọng đến việc sản xuất ra
những sản phẩm mà xã hội cần chứ không phải mang quảng cáo và bán những
sản phẩm truyền thống mình có. Quan trọng hơn là trong điều kiện xu hớng
toàn cầu hoá ngày càng gia tăng cùng với tốc độ phát triển chóng mặt của
khoa học công nghệ thì chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại, quan
hệ kinh tế, quốc tế mở rộng, hoạt động hội chợ triển lãm tạo môi trờng thuận
lợi cho việc hợp tác làm ăn không chỉ giữa các nhà sản xuất mà còn ở cấp
chính phủ giữa các quốc gia.
- Chức năng quảng cáo:
Hội chợ triển lãm đóng vai trò rất quan trọng trong quảng cáo. Quảng
cáo có nhiều hình thức, phơng thức thể hiện. Thông qua quảng cáo, các nhà
sản xuất thông tin cho đối tác, ngời tiêu dùng về tiềm lực của mình, định h-
ớng, nhu cầu và các sản phẩm, xác định đợc vị thế của doanh nghiệp mình
trên thị trờng trong nớc và quốc tế.
Tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày một phát triển, công nghệ thông tin đã
và đang trở thành một thứ vũ khí không thể thiếu đợc trong sản xuất kinh
doanh làm cho chu kì sản phẩm sản xuất ra phải nhanh chóngtiếp cận đến ng-
ời tiêu dùng với lợng thông tin đầy đủ, cụ thể, chính xác về sản phẩm, các nhà
sản xuất phải quảng cáo và hội trợ triển lãm là hình thức quảng cáo hữu hiệu
nhất nhờ tính trực tiếp và tập trung của nó.
6
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Trong hội chợ triển lãm, cùng một lu lợng khách hàng đông, họ có thể
trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm hoặc dùng thử nhờ đó những nhận xét, đánh
giá của họ về sản phẩm thờng chính xác. Quảng cáo trong hội chợ triển lãm
cũng thể hiện trình độ văn minh tiếp thị của doanh nghiệp thông qua cách
trang trí gian hàng và trng bày sản phẩm cũng nh trình độ giao tiếp, phơng
thức bán hàng của nhân viên.
- Chức năng sản xuất:
Hội chợ triển lãm có tác động kích thích và tăng khả năng sản xuất của
doanh nghiệp nhờ có thêm bạn hàng vì:
+ Ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ với khối lợng lớn
(kích thích sản xuất)
+ Đàm phán ký kết hợp đồng chuyển giao công nghệ, mua sắm thiết bị
máy móc (tăng khả năng sản xuất)
+ Hợp tác đầu t, nghiên cứu thiết kế và t vấn (tăng khả năng sản xuất)
2. Phân loại
Hội chợ triển lãm rất đa dạng về thể loại do tính phong phú của hoạt
động kinh tế, trên thực tế ngời ta cha có một tiêu chuẩn chính thức nào để
định nghĩa và phân loại các cuộc hội chợ triển lãm ngoài cái tên gọi của
chúng. Để giúp chúng ta nhận biết và phân biệt một cách tơng đối, hội chợ
triển lãm thờng phân thành các loại nh sau:
2.1. Phân loại theo chu kỳ:
- Hội chợ triển lãm định kỳ: Thờng tổ chức hàng năm hoặc vài năm một
lần vào một thời gian và địa điểm nhất định. Hội chợ triển lãm loại này thờng
có quy mô lớn, có uy tín, khách tham gia đông và quen thuộc, giới thiệu
những sản phẩm có thị trờng lớn.
- Hội chợ triển lãm không định kỳ: Đợc tổ chức nhằm đáp ứng những
nhu cầu của các doanh nghiệp có sản phẩm ở các thị trờng hẹp hơn nh các địa
phơng, các nghành kinh tế. Các hội chợ triển lãm này thờng có sự phối hợp
chặt chẽ và có sự hỗ trợ của địa phơng hoặc nghành có liên quan, thờng quy
mô không lớn.
2.2. Phân loại theo nghành hàng:
7
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
- Hội chợ triển lãm tổng hợp: Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp
trong nớc và quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau nhằm giới thiệu
và bán sản phẩm nh: Hội chợ Thơng mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lãm
Humburg
- Hội chợ triển lãm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hội chợ triển lãm
này là giới thiệu sản phẩm của một lĩnh vực kinh tế nào đó trong nền kinh tế
nh: Hội chợ Công nghiệp, Triển lãm Môi trờng, Hội chợ triển lãm ngành Hoá
chất
2.3. Phân loại theo phạm vi tổ chức:
- Hội chợ triển lãm quốc tế: Đợc tổ chức trong nớc hoặc ở nớc ngoài
với sự tham gia của khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau. Theo nội dung
thì có thể là hội chợ tổng hợp hay hội chợ chuyên nghành, định kỳ hay bất th-
ờng nh: Triển lãm Hàng không Pháp, Hội chợ Thơng mại Humburg (Đức),
Hội chợ quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam tháng 10, Triển lãm quốc tế
"TECOM" về viễn thông tháng 11, Hội chợ thơng mại quốc tế EXPO tháng t
hàng năm ở Việt Nam.
- Hội chợ triển lãm trong nớc: Khách tham gia chỉ gồm các doanh
nghiệp trong nớc nhằm xúc tiến bán hàng, hay phát huy nội lực của các doanh
nghiệp nội địa nh Hội chợ Xuân, Hội chợ Thời trang, Hội chợ Hàng tiêu
dùng
- Hội chợ triển lãm địa phơng: Đợc tổ chức trong phạm vi của tỉnh,
thành phố hoặc một địa phơng nào đó với sự tham gia của các doanh nghiệp
trong địa phơng đó nhằm khuyến khích phát triển kinh tế địa phơng, mở rộng
quan hệ với các địa phơng khác và hợp tác liên doanh.
3. Vai trò của hoạt động Hội chợ Triển lãm:
3.1. Đối với nền kinh tế quốc dân
- Tạo mối liên kết: Giữa các doanh nghiệp, giữa các nghành, các vùng
nhằm phát huy thế mạnh tiềm năng của từng doanh nghiệp, từng nghành và
vùng kinh tế. Trong liên kết kinh tế mỗi doanh nghiệp đều cố gắng biến tiềm
lực của doanh nghiệp mình thành lợi thế so sánh. Hội chợ triển lãm là cầu nối
cho các doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên kết với nhau tạo ra sức mạnh
cạnh tranh cho mình và nền kinh tế nói chung.
- Tạo mặt bằng giá: Thông qua hội chợ triển lãm ngời ta xác định đợc
mặt bằng giá của các sản phẩm, nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng, phán
đoán đợc lợng khách hàng tiềm năng và sức mua của thị trờng.
8
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
- Tạo môi trờng đầu t: Nhờ chức năng kích thích sản xuất, nhu cầu phát
triển sản xuất tăng, vốn và công nghệ tăng và đây là cơ hội cho các nhà đầu t
khai thác.
- Hội nhập quốc tế: Thông qua hội chợ triển lãm quốc tế, bạn bè quốc
tế không chỉ biết đợc các sản phẩm truyền thống của dân tộc mà quan trọng
hơn là họ hiểu thêm về văn hoá, lối sống cũng nh tiềm năng kinh tế, con ngời
của đất nớc mình. Mặt khác, các nhà doanh nghiệp, nhà quản lý trong nớc còn
tiếp xúc với những công nghệ tiên tiến, học hỏi đợc kinh nghiệm quản lý từ
các nớc phát triển. Góp phần tăng cờng mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy quá
trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực.
3.2. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
Hội chợ triển lãm là một trong những bộ phận quan trọng trong chính
sách xúc tiến của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tham gia hội chợ triển lãm là
một trong các phơng pháp hiệu quả đối với việc đẩy mạnh công tác này:
- Hỗ chợ cho chiến lợc Marketing của doanh nghiệp: Tham gia hội chợ
triển lãm giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn nữa kế hoạch Marketing của
mình, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động Marketing đã thực hiện. Từ đó
doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một chính sách xúc tiến phù hợp, kết
hợp với hình ảnh về sản phẩm nh một sản phẩm chất lợng cao.
- Tiếp cận các khách hàng: Một cuộc hội chợ triển lãm đợc tổ chức tốt
sẽ quy tụ đợc một lu lợng lớn các khách hàng, cho phép doanh nghiệp trực
tiếp giới thiệu hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, hớng dẫn cách sử dụng, giúp
họ yên tâm khi quyết định mua hàng, đồng thời nhận đợc những thông tin
phản hồi tại chỗ.
- Mở rộng thị trờng, xâm nhập thị trờng mới: Tham gia các cuộc hội
chợ triển lãm ở thị trờng này giúp các doanh nghiệp rút ngắn đợc thời gian tìm
hiểu nhu cầu, thị hiếu, phong tục, lối sống của khách hàng thông qua các cuộc
tiếp xúc trực tiếp ngay tại hội chợ triển lãm.
- Củng cố danh tiếng, hình ảnh của doanh nghiệp: Thông qua hoạt
động hội chợ triển lãm các doanh nghiệp khuyếch trơng hình ảnh về doanh
nghiệp mình, giới thiệu với khách hàng về lịch sử phát triển, năng lực, uy tín,
triển vọng lĩnh vực kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp để lại một "ấn tợng tốt"
đối với khách hàng và có ảnh hởng nhất định đến quyết định mua hàng trong
tơng lai của các khách hàng.
9
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
- Quan sát, tìm hiểu về sự cạnh tranh trong nghành: Một lợi ích quan
trọng mà các cuộc hội chợ triển lãm mang lại cho các doanh nghiệp tham gia
là họ có cơ hội đánh giá về các đối thủ cạnh tranh. Phân tích đợc cờng độ cạnh
tranh trong nghành thông qua số lợng và kết cấu các đối tợng cạnh tranh, đồng
thời nhận biết đợc đối tợng cạnh tranh trực tiếp. Phân tích lợi thế cạnh tranh và
khả năng cạnh tranh của họ để xây dựng chiến lợc phù hợp cho hớng đi của
mình.
- Xúc tiến hợp tác, đầu t: Tham gia hội chợ triển lãm, doanh nghiệp có
rất nhiều cơ hội để ký kết hợp đồng, đàm phán, kêu gọi đầu t và liên kết kinh
tế với các nhà sản xuất khác. Tổ chức hoặc tham gia các cuộc hội thảo, hội
nghị trong hội chợ triển lãm, doanh nghiệp sẽ có cơ hội nắm bắt các nguồn
thông tin quý giá từ các cuộc bàn luận, đối thoại về các chủ đề liên quan đến
lĩnh vực của mình.
II. Quy trình tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm.
Đối với đơn vị tổ chức quy trình tổ chức hội chợ triển lãm bao gồm:
1. Các hoạt động trớc hội chợ:
1.1. Nghiên cứu thị trờng và xây dựng đề án
Giống nh đối với bất kỳ một sản phẩm nào khác, trớc khi sản xuất kinh
doanh các nhà doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ thị trờng. Trong việc tổ chức
các cuộc hội chợ triển lãm, nhà tổ chức phải nghiên cứu kỹ lỡng môi truờng
kinh tế-xã hội, các mối quan tâm của thị trờng, các vấn đề nổi trội trong nền
kinh tế. Sự thành công của một cuộc hội chợ triển lãm đợc đánh giá theo nhiều
tiêu thức khác nhau: lợi nhuận, chất lợng phục vụ, số lợng khách tham quan và
khách tham gia Điều đó phụ thuộc vào kết quả khảo sát thị trờng.
- Ngiên cứu thị trờng: Nội dung nghiên cứu là nhu cầu và khả năng
tham gia của các doanh nghiệp, có nghĩa là sức mua của khách hàng về dịch
vụ mà hội chợ cung cấp trên cơ sở đó đa ra giá cả phù hợp cho từng loại.
Nguồn thông tin chủ yếu để nghiên cứu lấy từ các Bộ, Nghành quản lý các
doanh nghiệp thuộc lĩnh vực mà hội chợ đề cập đến:
+ Căn cứ các nguồn thông tin trong thị trờng, lập đề án xác định tiêu đề
của hội chợ và nhóm đối tợng khách mời tham gia.
+ Tìm các đối tác cùng tổ chức với bản thảo sơ bộ đề án.
10
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Sau khi đã có các thông tin phản hồi từ các đối tác về tính khả thi của
hội chợ, bắt đầu lên đề án chi tiết.
- Xây dựng đề án: Bao gồm các mục chính sau.
+ Xác định địa điểm, thời gian tổ chức.
+ Tìm đơn vị bảo trợ.
+ Xác định các đơn vị đồng tổ chức.
+ Quy mô, nội dung, các hoạt động chính của hội chợ.
+ Xác định đơn vị hoạch toán chính, xác định giá cả gian hàng và các
dịch vụ kèm theo.
+ Ký kết hợp đồng hợp tác cần thiết với các đối tác.
Khảo sát thị trờng và hoàn thành đề án thờng phải diễn ra trớc khi tổ
chức ít nhất 6 tháng (đôí với hội chợ trong nớc) và một năm (đối với hội chợ
quốc tế).
1.2. Xin giấy phép và thành lập ban tổ chức
Tại Việt Nam Bộ Thơng mại là ngời cấp giấy phép cho các cuộc hội chợ
triển lãm thơng mại, Bộ Văn hoá-Thông tin cấp cho hội chợ triển lãm văn hoá
nghệ thuật. Các cuộc hội chợ triển lãm chuyên nghành có thể do Bộ chủ quản
cấp, còn ở các địa phơng có thể do UBND Tỉnh, Thành phố cho phép.
Sau khi đợc phép tổ chức, các bên có liên quan họp bàn thành lập ban tổ
chức hội chợ để lên kế hoạch chi tiết thực hiện, điều hành và chịu trách nhiệm
kết quả của hội chợ.
1.3. Xây dựng th mời, lên sơ đồ gian hàng
- Ngời tổ chức soạn thảo th mời giửi tới các khách tham gia thờng bao
gồm: Th mời, bản đăng ký tham gia, đăng ký xét thởng ( nếu có) và các giấy
tờ khác nếu có yêu cầu của khách. Nội dung th mời phải đảm bảo cung cấp
đầy đủ thông tin chính xác liên quan đến hội chợ cho khách hàng nh: Quy mô,
nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức, giá cả, đối tợng khách tham gia và
đợc hoàn tất để gửi đi ít nhất trớc 6 tháng cho khách quốc tế và 3 tháng cho
khách nội địa.
- Để khuyến khích các doanh nghiệp đăng ký tham gia sớm, Ban tổ
chức lên sơ đồ gian hàng cho khu trng bày để khách hàng lựa chọn vị trí. Việc
bố trí gian hàng trong một hội chợ triển lãm, Thờng Ban tổ chức phân thành
các khu theo nghành hàng, trong khu của mình khách đợc quyền lựa chọn vị
trí phù hợp theo nguyên tắc đăng ký trớc chọn trớc.
11
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
1.4. Quảng cáo và mời khách tham gia
- Một cuộc hội chợ triển lãm thu hút đợc đông đảo khách tham gia và
khách tham quan thì coi nh đạt đợc một nửa thành công. Chính vì vậy nhà tổ
chức phải mở chiến dịch quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng
nh: Đài truyền hình, truyền thanh, báo, tạp chí, trên Internet Chiến dịch
quảng cáo này bao gồm hai giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Tiến hành ngay sau khi nhà tổ chức đăng ký tổ chức với
mục đích thu hút các doanh nghiệp có quan tâm tham gia.
+ Giai đoạn 2: Thực hiện một thời gian truớc cuộc hội chợ triển lãm
nhằm quảng cáo cho khách tham quan về ý nghĩa chủ đề hội chợ triển lãm.
- Một khâu quan trọng và khó khăn nhất trong tổ chức hội chợ triển lãm
là mời khách tham gia, cũng tơng tự nh các nhà sản xuất tìm kiếm thị trờng
tiêu thụ sản phẩm. Công việc này đợc thực hiện thông qua một công nghệ tiếp
thị tổng hợp bằng nhiều con đờng, thờng bao gồm:
+ Đi mời trực tiếp tại doanh nghiệp.
+ Sử dụng hệ thống cộng tác viên, văn phòng đại diện.
+ Mời qua các phơng tiện thông tin nh điện thoại, Fax, th tín
+ Mời trong các cuộc hội chợ triển lãm khác.
- Cùng với quá trình mời khách tham gia hội chợ, có kêu gọi các nhà tài
trợ. Các nhà tài trợ thờng là các doanh nghiệp lớn cần một chiến dịch quảng
cáo cho sản phẩm của mình thông qua hội chợ. Hình thức tài trợ có thể bằng
tiền, quà tặng và tuỳ theo mức độ tài trợ, nhà tài chợ đợc hởng một số quyền
lợi nhất định trong hội chợ nh: Đợc miễn giảm phí thuê gian hàng, đợc quảng
cáo miễn phí trong khuân viên hội chợ, đợc tổ chức các hoạt động khác phục
vụ chiến dịch quảng cáo.
1.5. Tiếp nhận đăng ký, bố trí gian hàng
- Một bộ phận chuyên trách làm việc trực tiếp với khách hàng thông qua
các công việc: Tiếp nhận đăng ký, ký kết hợp đồng thuê gian hàng và dịch vụ,
bố trí gian hàng, nắm bắt và giải quyết yêu cầu của khách hàng và thờng
xuyên báo cáo với Ban tổ chức tiến độ của công việc, đề xuất các biện pháp
nhằm đảm bảo kế hoạch thực hiện. Tiếp nhận đăng ký của khách, phân loại
khách hàng theo tiêu thức nghành hàng hoặc theo loại hình doanh nghiệp để
có kế hoạch phân khu trng bày cho phù hợp.
12
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
+ Giá cả, diện tích: Thông thờng diện tích của một gian hàng trng bày
trong nhà là 9 m2, ngoài trời là 50 m2. Khi đăng ký tham dự khách hàng phải
đặt 30% tổng số tiền thuê gian hàng. Số tiền này sẽ không hoàn trả nếu khách
hàng huỷ bỏ việc tham dự.
Hàng hoá tham dự: Ngời tham dự phải gửi danh mục hàng hoá trng bày
tới nhà tổ chức trớc thời điểm khai mạc khoảng 30 ngày. Danh mục cần phải
phân hàng hoá theo các loại sau:
Hàng trng bày rồi đem về ( tạm nhập-tái xuất)
Hàng trng bày bán trong và sau hội chợ
Hàng quà biếu, quà tặng
Đồ dùng cho công ty trong thời gian hội chợ diễn ra
1.6. Dàn dựng gian hàng và chuẩn bị các dịch vụ kèm theo
Sau khi đã xác định số lợng khách chính thức tham gia và bố trí cơ bản
xong gian hàng trên sơ đồ bộ phận chuyên môn phụ trách về khách hàng phối
hợp với bộ phận thiết kế mỹ thuật giàn dựng gian hàng chuẩn hoặc theo yêu
cầu của khách hàng và bàn giao cho khách trớc ngày khai mạc một khoảng
thời gian ít nhất đủ để khách trng bày, trang trí sản phẩm của mình.
1.7. Chuẩn bị các dịch vụ cho thuê theo yêu cầu của khách
Các dịch vụ cung cấp cho khách hàng gồm: Vận chuyển hàng hoá, kho
bãi, phòng hội nghị, hội thảo, thủ tục xuất nhập cảnh cho khách nớc ngoài đến
tham gia cùng thủ tục xuất nhập khẩu cho hàng tham gia hội chợ, thông tin
kinh tế, nhân viên tiếp thị quảng cáo, phiên dịch
1.8. Chuẩn bị cho lễ khai mạc
Mục tiêu của các doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm là đợc tiếp
xúc với nhiều đối tác, khách hàng và đó cũng là tiêu chuẩn một cuộc hội chợ
triển lãm cần đạt tới. Do vậy, nhà tổ chức và các doanh nghiệp cần phải kết
hợp tốt để chuẩn bị cho lễ khai mạc diễn ra theo đúng dự kiến nhằm tạo thành
công cho các hoạt động diễn ra trong hội chợ.
2. Các hoạt động trong hội chợ
Hội chợ triển lãm tạo môi trờng, là cầu nối giữa các nhà sản xuất và
giữa nhà sản xuất và ngời tiêu dùng, các hoạt động diễn ra trong hội chợ triển
lãm đều nhằm mục đích và thực hiện vai trò nêu trên.
2.1. Lễ khai mạc
13
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Tham dự lễ khai mạc là các quan chức Đảng, Nhà nớc, Chính phủ, các
Bộ, Nghành, Trung ơng, các Đại sứ quán, cơ quan ngoại giao, văn phòng đại
diện ở nớc ngoài, các nhà doanh nghiệp lớn. Trong lễ khai mạc thờng tổ chức
biểu diễn các hoạt động văn hoá nghệ thuật.
2.2. Tổ chức các hoạt động trong thời gian hội chợ
- Các cuộc hội thảo, hội nghị do Ban tổ chức, các cơ quan quản lý Nhà
nớc, các doanh nghiệp, hoặc cùng phối hợp tổ chức nhằm bàn luận giải quyết
những vấn đề nổi cộm liên quan đến sản xuất, tiêu dùng và các chính sách
quản lý. Hội thảo, hội nghị là các hoạt động không thể thiếu đợc trong hội chợ
triển lãm, nó tạo cơ hội cho các doanh nghiệp những ngời trực tiếp tham gia
trong hội chợ triển lãm gặp gỡ trao đổi thông tin, phản ánh những vấn đề kinh
tế xã hội cần giải quyết để đạt đợc hiệu quả hơn trong sản xuất cũng nh trong
xúc tiến thơng mại, đồng thời giúp những nhà hoạch định chính sách có thông
tin bổ ích để diều chỉnh.
- Việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá thờng diễn ra trong suốt thời
gian hội chợ, các nhà doanh nghiệp ký kết với nhau hợp đồng liên doanh liên
kết, cung cấp trang thiết bị, chuyển giao công nghệ, hợp tác đầu t, mua bán
hàng hoá Các nhà sản xuất ký kết với các nhà phân phối hợp đồng đại lý,
cung cấp dịch vụ, giới thiệu và mua bán sản phẩm với ngời tiêu dùng.
- Ban tổ chức thờng phát hành Catalogue hội chợ cung cấp cho các
doanh nghiệp tham gia và khách mời, nội dung của Catalogue giới thiệu về
nội dung, quy mô hội chợ, tóm tắt về các đơn vị tham gia, kế hoạch các hội
chợ triển lãm trong thời gian tới. Ban tổ chức còn tham khảo ý kiến khách
hàng về các vấn đề liên quan đến hội chợ bằng việc phát hành phiếu lấy ý kiến
nhằm thu htập thông tin về kết quả thu đợc trong hội chợ của các doanh
nghiệp, ý kiến đóng góp về công tác tổ chức là cơ sở lập báo cáo tổng kết.
- Các hoạt động xét thởng nhằm khuyến khích sản xuất, đánh giá chất l-
ợng, khả năng sản xuất của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các sản phẩm đạt
tiêu chuẩn về chất lợng, có khả năng nhanh chóng tiếp cận ngời tiêu dùng.
Các cuộc xét thởng thờng dựa theo nhiều tiêu thức khác nhau (theo tiêu chuẩn
chất lợng, theo mẫu mã, theo bình chọn của ngời tiêu dùng ). Giải thởng có
thể là Huy chơng các loại, bằng khen hoặc giấy chứng nhận danh hiệu nào đó
do Ban tổ chức cấp.
- Các hoạt động văn hoá nghệ thuật diễn ra trong hội chợ nhằm khuyếch
trơng các hoạt động, thu hút khách tham quan, tăng cờng giao lu văn hoá, tạo
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét