2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và lĩnh vực hoạt động
của Công ty.
* Chức năng kinh doanh:
Là một công ty thơng mại, Công ty phát triển thơng hiệu mới Bảo Thanh
kinh doanh theo đúng chức năng đăng ký trong giấy phép kinh doanh, bao gồm
các hoạt động kinh doanh - dịch vụ sau:
- Xây dựng công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi
- Lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng (bao gồm: điện trong
nhà, hệ thống bơm, ống nớc, điều hoà không khí).
- Mua bán gia công vàng trang sức, mỹ nghệ.
- Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc, thiết bị,
nguyên vật liệu).
- Cho thuê nhà.
- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa
- Buôn bán thiết bị vật t khoáng sản.
- Dịch vụ bảo quản gỗ và lâm sản, phòng trừ mối, mọt cho các công trình
xây dựng, cây trồng; Phòng trừ các sinh vật gây hại, khử trùng kho tàng, bến
bãi, hàng hoá.
- Sản xuất và buôn bán các chế phẩm bảo quản gỗ.
- Kinh doanh rợu, bia, nớc giải khát.
- Kinh doanh hoá mỹ phẩm.
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
- Dịch vụ uỷ thác Xuất nhập khẩu.
- Buôn bán và khai thác khoáng sản.
- Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Sản xuất và buôn bán hàng tiêu dùng.
Là công ty mới thành lập, hiện tại Công ty chủ yếu kinh doanh các lĩnh vực:
- Mua bán, gia công vàng trang sức, mỹ nghệ.
- Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
5
Qua chức năng kinh doanh nh trên ta thấy đây là loại hình doanh nghiệp
thơng mại nên công việc kinh doanh chủ yếu của công ty là mua vào - bán ra
nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức qui trình luân chuyển hàng hóa chứ
không phải là công nghệ sản xuất nh ở đơn vị sản xuất.
Qui trình lu chuyển hàng hóa tại công ty đợc thực hiện dới dạng sơ đồ sau:
ở khâu mua vào, căn cứ kế hoạch đã lập, phòng kinh doanh triển khai tìm
nguồn hàng và thực hiện quá trình mua hàng. Sau khi mua hàng, công ty bán
hàng theo hai hình thức: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
+ Bán buôn qua kho: Theo phơng thức bán hàng này: công ty mua hàng,
làm thủ tục nhập kho, dự trữ, sau đó xuất từ kho của công ty để bán cho
khách hàng.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phơng thức bán hàng này, công ty
mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho ngời mua, không làm thủ tục
nhập kho, không dự trữ qua kho.
* Nhiệm vụ kinh doanh;
- Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài
chính là đảm bảo kinh doanh có lãi.
- Nắm bắt đợc khả năng kinh doanh, nhu cầu của thị trờng để đa ra các
biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng
nhằm thu đợc lợi nhuận tối đa.
- Chấp hành và thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách pháp luật của Nhà
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
6
Mua vào
Mua vào
Dự trữ
Dự trữ
Bán ra
Bán ra
nớc và hoạt động sản xuất kinh doanh.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
3.1.Cơ cấu quản lý tại công ty.
Công ty phát triển thơng hiệu mới Bảo Thanh tổ chức bộ máy quản lý theo
mô hình trực tuyến. Đứng đầu là Ban Giám đốc công ty, dới là các phòng:
phòng kinh doanh, phòng hành chính quản trị và tổ chức nhân sự, phòng kế
toán.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
7
Ban Giám đốc
Ban Giám đốc
Phòng hành chính quản trị
và tổ chức nhân sự
Phòng hành chính quản trị
và tổ chức nhân sự
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh
Phòng kế toán
Phòng kế toán
Ban Giám đốc
Ban Giám đốc
CH Tháp
Hà Nội
CH Tháp
Hà Nội
CH Số 1
Nhà Thờ
CH Số 1
Nhà Thờ
Mô hình trên cho thấy, Ban giám đốc đứng đầu bộ máy quản lý, chỉ đạo
trực tiếp đến các phòng ban. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức
năng, mỗi phòng thực hiện các chức năng khác nhau.
3.2. Chức năng các phòng ban:
- Ban giám đốc:
Ban giám đốc công ty gồm có: 01 giám đốc và 01 phó giám đốc với các
nhiệm vụ sau:
+ Điều hành chung mọi công việc của công ty, chỉ đạo trực tiếp tới các
phòng ban.
+ Có quyền ra các quyết định quản lý, quyết định kinh doanh.
+ Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua việc phân
công và uỷ quyền cho phó giám đốc một số lĩnh vực phù hợp.
+ Đồng thời, Ban giám đốc cũng phải chịu trách nhiệm trực tiếp với nhà n-
ớc và các cơ quan quản lý về mọi hoạt động, về tình hình kinh doanh của công
ty.
Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban:
- Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh của công ty gồm có: Trởng phòng kinh doanh và các
nhân viên. Nhiệm vụ của phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong quá
trình tiêu thụ hàng hóa tại công ty, đó là:
+ Phòng kinh doanh là nơi hoạch định các chiến lợc kinh doanh thơng mại.
+ Tìm hiểu thị trờng, tìm tới các nguồn hàng và các đầu mối tiêu thụ hàng
hóa, phát triển thị trờng, nâng cao uy tín của công ty trên thị trờng.
+ Thực hiện các biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa nh tiếp thị,
khuyến mại
- Phòng hành chính quản trị và tổ chức nhân sự:
Phòng hành chính quản trị và tổ chức nhân sự gồm có: trởng phòng hành
chính và các nhân viên. Những nhiệm vụ của phòng hành chính gồm có:
+ Tham mu cho giám đốc về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
8
dụng hợp lý, hiệu quả lao động.
+ Lu giữ hồ sơ về nhân công của công ty.
+ Theo dõi, quản lý nhân sự trong công ty.
+ Quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đảm bảo quyền lợi cho nhân
viên.
+ Lập kế hoạch triển khai các chính sách do công ty vạch ra.
+ Xây dựng kế hoạch và mua sắm trang thiết bị văn phòng công ty hàng
năm.
+ Tổ chức tiếp khách, đảm bảo xe đa đón cán bộ đi hội họp
- Phòng kế toán:
Phòng kế toán công ty gồm có: 01 kế toán trởng và các kế toán viên với
các nhiệm vụ quan trọng sau:
+ Kiểm tra, ghi chép, vào sổ các nghiệp vụ phát sinh.
+ Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất, hạch toán kinh tế theo qui
định của Nhà nớc, theo qui chế của công ty.
+ Hoàn thành các sổ sách, báo cáo nộp cấp trên theo qui định.
+ Có trách nhiệm trớc giám đốc và mọi vấn đề thuộc phạm vi chuyên
trách.
+ Tham u, đề xuất với giám đốc những vấn đề tài chính, vốn, tài sản có lợi
cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Các cửa hàng: trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, giải quyết các vấn đề
thắc mắc, bảo đảm uy tín cho công ty.
Về tình hình nhân sự ở công ty: Hiện nay, công ty có trên 35 nhân viên,
trong đó bộ máy quản lý chiếm 12 ngời, số còn lại là nhân viên bán hàng. Trong
quá trình hoạt động, công ty luôn thực hiện đúng luật lao động, thực hiện chế
độ bảo hiểm cho nhân viên, mọi nhân viên đều có chế độ làm việc và thời gian
nghỉ ngơi hợp lý.
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
9
4. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.
Do đặc điểm của công ty là kinh doanh thơng mại và dịch vụ nên khi mua
bán hàng hóa trên thị trờng toàn thể nhân viên của công ty phải tuân thủ các bớc
sau đây:
4.1. Về quy trình mua hàng
* Đối với mua hàng trong nớc:
Khi tiếp nhận đợc nhu cầu mua hàng và khách hàng yêu cầu báo giá thì
nhân viên kinh doanh nhận báo giá và tiến hành xem xét danh sách các nhà
cung cấp đã đợc đánh giá và phê duyệt. Kế toán trởng xem xét các bảng chào
giá của nhà cung cấp đợc lựa chọn và bảng nhu cầu khách hàng để chọn ra nhà
cung cấp các giá cả thích hợp. Căn cứ vào bảng báo giá đã đợc chấp thuận của
kế toán trởng, kế toán mua hàng lập hợp đồng mua/ đơn đặt hàng trong nớc áp
dụng theo các biểu mẫu đã quy định.
Riêng các trờng hợp báo giá, đơn đặt hàng có sự xác nhận của bên mua lẫn
bên bán thì những văn bản này chính thức trở thành hợp đồng (không cần phải
lập hợp đồng mua)và thực hiện những bớc tiếp theo: xem xét và duyệt hợp đồng
mua kế toán trởng/ Ban giám đốc công ty xem xét nội dung hợp đồng/ đơn đặt
hàng/ báo giá và có phù hợp với kế hoạch kinh doanh, tính pháp lý. Thực hiện
và theo dõi việc mua hàng căn cứ vào hợp đồng/ đơn đặt hàng đã đợc ký kết, kế
toán mua hàng thực hiện việc mua hàng. Việc mua hàng tuân thủ nghiêm ngặt
theo các nội dung trong hợp đồng/ đơn đặt hàng, tiến trình mua hàng đợc cập
nhật cho các bộ phận liên quan thờng xuyên. Kế toán thanh toán thực hiện việc
thanh toán trớc đối với hợp đồng/ đơn đặt hàng nếu có điều kiện thanh toán tr-
ớc. Kế toán mua hàng theo dõi tiến trình theo tiến trình thanh toán để kịp thời
thông tin cho nhà cung cấp để có lịch xuất hàng tơng ứng. Kế toán mua hàng
nhận thông tin giao hàng của nhà cung cấp thì chuẩn bị các thủ tục cần thiết để
nhận hàng; thông báo cho phòng kinh doanh thủ kho và bộ phận liên quan về
thời gian giao nhận và quy cách hàng hóa.
Khi nhận hàng, bộ phận kế toán/ thủ kho kiểm tra số lợng theo chủng loại
hàng và ký xác nhận đã kiểm tra lên phiếu nhập kho, thủ kho căn cứ theo phiếu
nhập kho để nhập kho hàng hóa.
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
10
Kế toán thanh toán thực hiện thủ tục thanh toán theo nh hợp đồng/ đơn đặt
hàng đã ký kết.
Kế toán mua hàng sẽ lu toàn bộ hồ sơ mua hàng ngoại trừ các hồ sơ chứng
từ thanh toán do kế toán lu.
* Đối với mua hàng nớc ngoài:
Khi có nhu cầu mua hàng để bán bộ phận có nhu cầu chuyển bảng kế
hoạch triển khai hợp đồng sang cho phòng kế toán sau khi đợc ký kết bởi các
phòng ban liên quan.
Kế toán mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp báo giá. Ngoài ra, căn cứ địa
điểm giao hàng, kế toán mua hàng yêu cầu báo giá vận chuyển quốc tế của nhà
vận chuyển hàng hóa quốc tế để chọn phơng tiện vận chuyển thích hợp và hiệu
quả.
Kế toán mua hàng tập hợp tất cả các bảng báo giá do các nhà cung cấp gửi,
quy định có ít nhất 3 báo giá (trừ trờng hợp nếu giá trị hợp đồng mua thấp hơn 5
triệu thì không cần 3 bảng báo giá hoặc có chỉ đạo khác trực tiếp từ ban giám
đốc) để lựa chọn.
Kế toán trởng xem xét các bảng chào giá của nhà cung cấp đợc lựa chọn
và bảng nhu cầu khách hàng để chọn ra nhà cung cấp có giá cả thích hợp. Căn
cứ vào bảng kế hoạch triển khai hợp đồng/ bảng báo giá kế toán mua hàng lập
hợp đồng ngoại/PO (Purchase Order), kế toán trởng/ ban giám đốc công ty xem
xét nội dung hợp đồng/ đơn đặt hàng/ báo giá có phù hợp về kế hoạch kinh
doanh, tính pháp lý.
Căn cứ vào điều khoản thời hạn giao hàng có trên hợp đồng và kết hợp
theo dõi tiến trình giao hàng của nhà cung cấp để thông báo cho nhà vận
chuyển hàng hóa quốc tế theo dõi nhận hàng từ nhà cung cấp. Kế toán mua
hàng thực hiện thủ tục thanh toán theo nh hợp đồng và thoả thuận giữa hai bên.
Kế toán mua hàng kiểm tra bộ hồ sơ/ chứng từ nhận hàng gốc do nhà cung
cấp gửi thẳng cho Công ty hoặc đa qua nhà vận chuyển quốc tế có đầy đủ và
phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng ngoại.
Kế toán mua hàng chuyển một bộ hồ sơ gốc chứng từ nhận hàng cho bộ
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
11
phận xuất nhập khẩu làm thủ tục nhận hàng đồng thời thông báo cho các bộ
phận liên quan biết để lên kế hoạch giao hàng cụ thể trớc khi hàng nhận xong.
Khi hàng về đến kho Công ty, bộ phận xuất nhập khẩu thông báo kế toán
để làm thủ tục nhận và kiểm tra hàng. Kế toán mua hàng phối hợp với thủ kho
kiểm tra về số lợng theo chủng loại và ký xác nhận lên phiếu nhập kho. Thủ kho
căn cứ theo phiếu nhập kho để nhập kho hàng hóa.
Kế toán mua hàng theo dõi ngày nhận hàng với điều kiện thanh toán trả
sau và lập thủ tục thanh toán khi đến hạn. Hồ sơ lập nộp ngân hàng: Hợp đồng
ngoài/ đơn đặt hàng hoặc tờ khai hải quan, Invoice, Packing list, Bill of Lading.
4.2. Về quy trình bán hàng.
Mục đích: Hớng dẫn bán hàng/ giao hàng đợc soạn thảo, ban hành và áp
dụng nhằm quy định cách thức thống nhất cho quá trình bán hàng/ giao hàng,
đảm bảo sản phẩm khách hàng nhận đợc đúng yêu cầu chất lợng.
Nguyên tắc: Tất cả các sản phẩm phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lợng
và tiêu chí của khách hàng yêu cầu.
Khi có yêu cầu giao hàng nhân viên kinh doanh sản phẩm thông báo cho
các phòng ban có liên quan nh: Kế toán, kinh doanh biết để chuẩn bị thủ tục
và hàng hóa.
Nhân viên kinh doanh thông báo thời gian giao hàng cho khách hàng qua
điện thoại hoặc văn bản và lập thủ tục giao hàng.
5.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty.
Phòng kế toán công ty gồm có kế toán trởng và các kế toán viên. Tổ chức
bộ máy kế toán tại công ty đợc trình bày theo sơ đồ bộ máy kế toán nh sau:
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
12
Sơ đồ bộ máy kế toán
- Nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng kế toán công ty:
Để hoàn thành tốt công việc đợc giao, giữ vững và nâng cao chất lợng
trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, đồng thời để giữ vững và phát triển hoạt
động kinh doanh của công ty, đội ngũ kế toán công ty đã và đang hoàn thành tốt
nhiệm vụ theo đúng chức năng, quyền hạn của mình. Cụ thể là:
* Kế toán trởng:
+ Kế toán trởng là ngời quản lý, điều hành chung mọi công việc trong
phòng kế toán.
+ Tổng hợp các số liệu kế toán.
+ Hàng ngày, hàng quí tập hợp số liệu, kiểm tra số liệu, lập quyết toán;
xác định lỗ lãi, lập bảng cân đối phát sinh.
+ Cuối năm lập các báo cáo trình giám đốc và cơ quan pháp luật về mọi
vấn đề thuộc phạm vi chuyên trách.
* Kế toán thanh toán:
Kế toán thanh toán là ngời chịu trách nhiệm:
+ Theo dõi hạch toán, thanh toán với ngân hàng nhà nớc; với các thành
phần kinh tế nhà nớc và các cá nhân khác có quan hệ mua bán kinh doanh với
công ty mình.
+ Theo dõi giám sát lợng tiền của công ty: lợng tiền thu vào khi bán hàng
và lợng tiền xuất ra khi mua hàng, khi nộp thuế
* Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội:
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
13
Kế toán
thanh toán
Kế toán
thanh toán
Kế toán
lương
Kế toán
lương
Kế toán
hàng hóa
Kế toán
hàng hóa
Kế toán
quĩ
Kế toán
quĩ
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng
+ Kế toán lơng là ngời kế toán chịu trách nhiệm quản lý tiền lơng và bảo
hiểm của các cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Cuối tháng, cuối năm, dựa vào bảng chấm công thanh toán tiền lơng và
bảo hiểm của các cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Cuối tháng, cuối năm, dựa vào bảng chấm công thanh toán tiền lơng, th-
ởng cho Cán bộ, công nhân viên của Công ty.
* Kế toán hàng hóa:
+ Kế toán hàng hóa phải quản lý lợng hàng nhập vào, hàng xuất bán ra và
lợng hàng còn tồn trong kho.
+ Kiểm tra chứng từ mua bán hàng hóa, vào sổ các nghiệp vụ mua bán
phát sinh hàng ngày.
* Kế toán quỹ:
Kế toán quỹ là ngời chịu trách nhiệm:
+ Quản lý lợng tiền nhập, xuất của Công ty, ghi chép sổ quỹ, Báo cáo tồn
quỹ hàng ngày.
+ Theo dõi số phát sinh trên tài khoản tiền mặt tại quỹ và tài khoản tiền
gửi tại Ngân hàng.
+ Chịu sự chỉ đạo của Giám đốc và Kế toán trởng
Công việc của mỗi nhân viên trong phòng Kế toán Công ty đều có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau, có liên quan tới sự tồn tại và phát triển của Công ty.
Vì vậy, mỗi ngời kế toán hoàn thành tốt công việc của mình tạo tiền đề cho sự
phát triển và mở rộng thị trờng kinh doanh của Công ty, nâng cao vị thế của
Công ty trên thị trờng.
6. Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty.
Công ty phát triển thơng hiệu mới Bảo Thanh áp dụng chính sách kế toán
theo Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định 144/
2001/ QĐ-BTC ngày 21/2/2001 của Bộ Tài Chính.
Kỳ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là kỳ kế toán năm tính từ đầu ngày
01/01 đến hết ngày 31/12 năm dơng dịch.
Nguyễn Thị Thu Hờng Lớp: Kế toán E - K15 VBII
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét