Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu
tại doanh nghiệp sản xuất
I/ Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán
vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
1.Vị trí của doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trờng
Doanh nghiệp sản xuất là những đơn vị kinh tế, tế bào của nền kinh tế quốc
dân, nơi trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất thoả mãn nhu cầu sản xuất tiêu dùng
của xã hội.
Trong những năm vừa qua nền kinh tế nớc ta đã từng bớc chuyển sang nền
kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc. Với nền kinh tế hàng hoá nhiều thành
phần (quốc doanh, tập thể, t nhân ) các doanh nghiệp đều có quyền tự chủ kinh
doanh, hoạt động theo pháp luật, hợp tác, cạnh tranh và bình đẳng.
Trong cơ chế thị trờng, mọi doanh nghiệp đều trực tiếp chịu sự tác động
tích cực cũng nh tiêu cực của thị trờng. Mặt khác thị trờng là động lực thúc đẩy sản
xuất và kết quả sản xuất của từng doanh nghiệp sản xuất góp phần quan trọng quyết
định đến sự phát triển của các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân, từ đó xác
định đợc GDP, đến tích luỹ và sự tăng trởng kinh tế của mọi quốc gia.
2. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu
ở giai đoạn hiện nay, mọi thành phần kinh tế đều phải tự trang trải mọi
khoản chi phí, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc hạch toán kinh tế, quản lý và giám
đốc bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể
sản phẩm. Nguyên vật liệu nào cũng là đối tợng lao động song không phải bất cứ
đối tợng nào cũng là nguyên vật liệu. Chỉ khi đối tợng lao động thay đổi do tác
động của yếu tố con ngời khi đó mới trở thành nguyên vật liệu.
Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu
kỳ sản xuất, dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi
hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị
vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
3.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, do đó vật liệu không chỉ quyết định đến
mặt số lợng của sản phẩm mà còn ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm tạo ra.
5
Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, có đa dạng phong phú thì sản
phẩm sản xuất ra mới đạt đợc yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày một
cao của xã hội.
Nh vậy vật liệu có một vị trí quan trọng không thể phủ nhận đợc trong quá
trình sản xuất. Xuất phát từ tầm quan trọng trên, việc giảm chi phí nguyên vật liệu,
giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm là một trong
những yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh. Điều đó
sẽ làm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh
nghiệp đồng thời với một lợng chi phí vật liệu không đổi có thể làm ra đợc nhiều
sản phẩm tức là hiệu quả đồng vốn đợc nâng cao.
4.Yêu cầu quản lý
Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lu động do vậy
thờng xuyên biến động. Do đó để tăng cờng công tác quản lý, việc quản lý vật liệu
phải đợc quản lý chạt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sản xuất
vật liệu nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất.
Trong khâu thu mua vật liệu phải quản lý về khối lợng, quy cách, chủng
loại, giá mua và chi phí thu mua. Thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ,
thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, h hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn
vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với
từng loại vật liệu cũng ảnh hởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản
xuất kinh doanh.
Trong khâu dự trữ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình th-
ờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng
ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định đợc mức
tối đa, tối thiểu, sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí
có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm,
tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ
chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản
xuất.
Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn
sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lợng cao và tạo đợc uy tín trên thị trờng nhất định
phải tổ chức tốt khâu quản lý vật liệu.
5.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu
Xuất phát từ vai trò của vật liệu ta thấy nhiệm vụ của các doanh nghiệp
trong việc quản lý vật liệu không kém phần quan trọng, riêng đối với kế toán vật
liệu thờng theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc hạch toán đầy đủ tình hình thu mua,
nhập xuất, dự trữ sẽ đa ra những số liệu kế toán giúp ngời quản lý có một định hớng
chính xác trong quá trình chỉ đạo sản xuất. Việc hạch toán kế toán vật liệu chính
6
xác, kịp thời sẽ ảnh hởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính gía thành hay
quyết định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu.
Việc dùng thớc đo tiền tệ để giám đốc tình hình thu, dự trữ, tiêu hao vật
liệu sẽ ngăn ngừa, xử lý đợc những trờng hợp sử dụng lãng phí, phi pháp vật liệu,
tiết kiệm đợc chi phí không cần thiết trong quá trình trên.
6. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết
kiệm lao động xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để các
khoản chi phí.
Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất của doanh nghiệp, ngoài ra nó là bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho ở
doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố
quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh.
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng việc cạnh tranh gay gắt giữa
các doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc chạy đua này, ai biết tổ
chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt
động, không có bộ phận nào dừng thì doanh nhiệp đó sẽ đứng vững và phát triển.
Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt
sẽ tạo cho các yếu tố đầu ra những cơ hội tốt để tiêu thụ. Chính vì vậy trong suốt
quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lợng vật liệu mua vào, xuất dùng
để đảm bảo cho chất lợng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra
đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ, đó là:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế
của vật liệu đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu mua vật
liệu về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy
đủ, kịp thời chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
- áp dụng đúng đắn các phơng pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho,
mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu về
tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh,
cung cấp những số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn kho đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định
sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh
nghiệp.
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo
quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán xác định chính xác số lợng giá trị vật liệu
cho các đối tợng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
-Tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nớc
quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến
7
hành phân tích đánh giá vật liệu ở từng khâu nhằm đa ra đầy đủ các thông tin cần
thiết cho quá trình quản lý.
II/. Phân loại và đánh giá vật liệu
1. Phân loại vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều
thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể
quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng thứ, loại vật liệu phục vụ
cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là
việc sắp xếp vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó vào một loại. Đối với vật liệu căn
cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ
yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm: nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo
máy, cơ khí; Bông trong các nhà máy sợi; Gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ
bản; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.
Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào nguyên vật liệu chính, nh:
bàn đạp, khung xe đạp trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật kết cấu trong xây dựng
cơ bản.
- Vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động nhng nó không phải là cơ sở vật
chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá
trình sản xuất chế tạo sản phẩm; nh làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính, tăng
chất lợng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc
bảo quản, bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, xà phòng
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản
xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản
xuất kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc dùng để sửa chữa
và thay thế cho máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải nh vòng bi, xăm lốp,
vòng đệm
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị phơng tiện lắp đặt vào
các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp nh vật kết cấu, công cụ, khí cụ và
vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
Phế liệu: gồm những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm,
nó đã mất hoàn toàn hoặc một phần lớn giá trị sử dụng ban đầu nh gỗ, sắt thép vụn
hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Trên thực tế việc sắp xếp vật liệu theo từng loại nh đã trình bày ở trên là căn
cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, bởi vì có
thứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính, nhng ở đơn vị khác lại là
8
vật liệu phụ Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu cần đợc phân chia một
cách chi tiết hơn theo các tính năng, quy cách, phẩm chất. Trên cở sở đó xây dựng
và lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu đợc chia thành từng loại, nhóm, thứ.
Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tìm ra các biện pháp hợp lý trong việc tổ
chức quản lý và sử dụng vật liệu có hiệu quả.
2. Đánh giá vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó
theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc nguyên vật liệu phải đợc đánh giá
theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển). Do
nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thờng xuyên tăng, giảm trong quá trình
hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu
phải phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về
nguyên vật liệu, do vậy trong công tác thực tế về hạch toán nguyên vật liệu còn có
thể đợc đánh giá theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ
hạch toán).
2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
2.1.1 Giá thực tế nhập kho
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc phản ánh theo từng nguồn nhập:
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp
khấu trừ thuế, giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá thực tế không có thuế GTGT
đầu vào.
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp
trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá
trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu
vào).
+ Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế
nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.
+ Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao
gồm giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến, chi phí vận chuyển nguyên
liệu, vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công,
chế biến (theo hợp đồng gia công)
+ Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là
giá thực tế đợc các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá.
2.1.1 Giá thực tế xuất kho:
9
Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực
tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau. Tuỳ théo đặc
điểm từng doanh nghiệp về yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán có thể sử
dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán.
Nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
a. Ph ơng pháp giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ
b. Ph ơng pháp thực tế bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ đợc tính
theo giá trị bình quân:
Trong đó đơn giá thực tế bình quân đợc xác định nh sau:
Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính một cách
chính xác, đơn giản nhng không linh hoạt vì công việc dồn vào cuối tháng.
c. Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc:
Theo phơng pháp này nguyên vật liệu nhập trớc đợc xuất dùng hết mới xuất
dùng đến lần nhập sau. Do đó giá nguyên vật liệu xuất dùng đợc tính hết theo giá
nhập kho lần trớc, xong mới tính theo giá nhập lần sau.
d. Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc:
Giá thực tế
NVL xuất kho
Số lượng
NVL xuất kho
Đơn giá thực
tế bình quân
=
x
Giá thực tế đơn vị củaNVL
nhập kho theo từng lần
nhập kho trước
Trị giá thực tế của
NVL xuất kho
Số lượng NVL xuất kho
trong kỳ thuộc số lượng
từng lần nhập kho
x
=
Đơn giá bình
quân
+
=
+
Giá thực tế
NVL tồn đầu kỳ
Giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
Số lượng NVL
tồn đầu kỳ
Số lượng NVL nhập
trong kỳ
Giá thực tế
NVL
xuất kho
Số lượng
NVL
xuất kho
Đơn giá thực
tế NVL tồn
đầu kỳ
=
x
10
Bản chất của phơng pháp này giống phơng pháp nhập trớc, xuất trớc nhng
ngợc lại với phơng pháp trên là: hàng nhập sau thì đợc xuất trớc với giá tơng ứng
với giá nhập kho của hàng đó.
Cả hai phơng pháp trên đều đảm bảo đợc tính chính xác của giá thực tế
nguyên vật liệu xuất kho nhng gặp khó khăn trong việc tổ chức hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu tồn kho và tổ chức kho. Do vậy nó chỉ đợc áp dụng đối với những
doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu và việc nhập xuất không xảy ra thờng
xuyên.
e. Ph ơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào
đơn giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập tức là xuất lô hàng
nào thì tính theo giá trị của chính lô hàng đó.
Phơng pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất, nhng công việc rất
phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm đợc chi tiết từng lô hàng. Phơng pháp này đợc áp
dụng cho các loại thành phẩm có giá trị cao, các loại hàng hoá đặc biệt.
f. Ph ơng pháp hệ số giá
Để áp dụng đợc phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đợc hệ
thống giá hạch toán cho nguyên vật liệu. Giá hạch toán là giá đợc doanh nghiệp
quy định trớc, có thể là giá kế hoạch và đợc sử dụng ổn định lâu dài trong doanh
nghiệp trong thời gian tối thiểu là 1 năm.
Giá hạch toán của nguyên vật liệu đợc sử dụng để hạch toán một cách thờng
xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập xuất kho trên các sổ chi tiết, đến cuối kỳ hạch
toán kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán để xác định giá thực tế của
nguyên vật liệu xuất kho theo trình tự sau:
Trớc hết xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán thành phẩm
thay đổi trong kỳ. Công thức:
Trị giá hạch toán
NVL xuất kho
Trị giá thực tế
của NVL
xuất kho
x
=
Hệ số giá
Giá thực tế đơn vị của
NVL nhập kho theo
từng lần nhập kho sau
Trị giá thực tế của NVL
xuất kho
Số lượng NVL xuất kho
trong kỳ thuộc số lượng
từng lần nhập kho
x
=
Hệ số giá
+
=
+
Trị giá thực tế
NVL tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế
NVL nhập
trong kỳ
Trị giá hạch
toán NVL tồn
đầu kỳ
Trị giá hạch toán
NVL nhập
trong kỳ
11
III/ Nội dung tổ chức công tác nhập - xuất vật liệu trong
DNSX
1. Hạch toán chi tiết vật liệu:
1.1 Chứng từ sử dụng:
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải đợc
thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu và phải đợc tiến hành
đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/CĐKT ngày 1
tháng 11 năm 1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao
gồm:
- Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( mẫu 03 - BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc,
các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:
- Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ( mẫu 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05 - VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 - VT)
Và có các chứng từ tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh
nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ
theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung, phơng pháp lập. Ngời lập chứng từ phải
chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ tài
chính phát sinh.
12
Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và
thời gian hợp lý do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và
tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Để kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp
dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ ( thẻ ) kho
- Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d
- Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu số 06 - VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập - xuất
- tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi
các chi tiết, tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho
thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày về mặt số lợng. Thẻ
kho đợc dùng để hạch toán ở kho không kể hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng
pháp nào.
- Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để
hạch toán từng lần nhập - xuất - tồn kho vật liệu về cả mặt lợng hoặc giá trị và phụ
thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập -
xuất - tồn kho, các bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho tổng hợp vật liệu phục vụ cho
việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
1.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
Việc ghi chép, phản ánh giữa thủ kho và kế toán cũng nh kiểm tra đối chiếu
giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành theo 3 phơng pháp:
- Phơng pháp thẻ song song
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sổ số d
1.3.1 Phơng pháp thẻ song song
- Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép về mặt số lợng, phòng kế toán ghi
chép cả về số lợng và giá trị từng thứ nguyên liệu, vật liệu.
- Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất
nguyên liệu, vật liệu ghi sổ lợng nguyên liệu , vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ
kho ( hoặc sổ) kho có liên quan. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ
kho với số tồn nguyên liệu, vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 -
13
5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập,
xuất kho về phòng kế toán.
- Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ kho hoặc sổ kế
toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu cho từng danh điểm nguyên liệu, vật liệu tơng ứng
với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lợng và giá trị. Hàng ngày hoặc định
kỳ 3-5 ngày một lần, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho chuyển
đến, kế toán nguyên liệu, vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính
thành tiền, sau đó ghi vào sổ ( thẻ) chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng,
kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn của từng thứ
nguyên vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập,
xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
-Ưu, nhợc điểm:
+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về
chỉ tiêu số lợng, mặ khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng
do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
- Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại
vật t hàng hoá, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế về nhập - xuất vật liệu ít, không th-
ờng xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn bị hạn chế.
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu
theo phơng pháp thẻ song song
Bảng kê
Bảng tổng
hợp N,X,T
Thẻ, sổ chi tiết
NVL
Phiếu xuất
kho
Thẻ kho
Phiếu nhập
kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
14

Xem chi tiết: Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất